新北市新莊戶政事務所「主任與民有約」實施計畫
民國112年2月6日修訂
壹、依據
新北市政府所屬各機關首長與民有約規範。
貳、目的
為展現政府親民、便民與愛民之服務效能，提升為民服務品質，傾聽民意並加強與民眾意見溝通，為其解決問題，建立首長直接與民眾會見協談制度。
參、實施時間：配合民眾及主任時間，於受理後一週內辦理。
肆、實施地點：本所主任室，必要時得安排其他適當場所。
伍、實施方式
一、申請資格：
民眾對戶政業務有任何興革建議或陳訴事項者，皆可申請會見主任。若遇有下列情事之一者不予受理，惟仍應回復或通知申請人依原法定程序辦理：
（一）陳情案涉及司法起訴或已判決案件。
（二）陳情案在行政救濟中，或經判決或行政救濟結果確定。
（三）案件已由檢、警、調機關進行偵查中者。
（四）陳情內容係涉及私權糾紛而非行政機關權責者。
（五）陳情案已責由承辦單位限期處理者或可立即交辦執行者。
（六）同一事由經具體處理，且無新事證者。
（七）無具體約見事由或個人資料不齊全者。
（八）非戶政業務權責者。
二、申請方式：
民眾得以親洽面談、電話陳述或書面等方式申請，述明具體事由及真實姓名、住址、聯絡電話及身分證統一編號，研考人員就民眾建議或陳訴事項記錄於受理登記簿（附表1）並告知約見時間，如民眾提出陳述內容非本所權責範圍者，應移交權責機關或單位。
三、約見預備：
（一）查證申請人身分。
（二）研考人員應將申請會見案件之問題及相關資料填具「案件處理表（附表2）」送交權責課暨相關業務承辦人於1日內擬具處理意見後再陳核。
四、約見通知：
於約見前3日通知約見之時間、場所、聯絡人及服務電話等。（若屬可立即交辦案件而未排入會見者亦應於3日內回復或告知）。
五、約見當日：
（一）會見時應由本人親自到場，約見時間以15分鐘為原則。
（二）以主任會見為原則，若遇其他重要公務，主任未能按照原排定時間接見民眾，得由主任指定代理人代為接見，權責課相關業務承辦人員應配合出席，約見當日出席人員應簽到（附表3）。
六、約見後案件處理：
（一）對於約見案件可當場處理者，即當場回復，並做成紀錄；無法立即處理者，業務權責課應於約見後3日內將會見辦理情形函覆，並副知研考，俾利管考。未能在規定期限內辦結者，得簽准展延辦理期限，但應將延長理由以書面告知。
（二）由研考人員專責列管並列席簡要紀錄（附表4），會見紀錄於會見結束後列管交辦。
七、其他：
（一）對於時效緊迫或陳情案件亟需解決、持有身心障礙手冊、低收入戶及原住民者，得優先受理預約登記。
（二）權涉本所之單純案件，由研考人員先行聯繫權責課瞭解案情，協助處理並函覆，經前開處理而民眾仍不滿意者，則安排列入「主任與民有約」會見案。
（三）案情複雜涉及須協調之案件或堅持直接列案會見主任者，則予排入「主任與民有約」會見案。
（四）涉及2個以上之權責課者，需指定其中1課為主辦課。
（五）依行政程序法第169條規定 :「陳情得以書面或言詞為之;其以言詞為之者，受理機關應作成紀錄，並向陳情人朗讀或使閱讀後命其簽名或蓋章。陳情人對紀錄有異議者，應更正之。」
陸、流程：（詳附表5）
柒、管考
一、主任與民有約受理案件由研考人員負責辦理案件之登記、紀錄、列管、追蹤，督導主管隨時考核之。
二、受理之會見案件依其執行情形，得製成案例教育加強宣導。
捌、本計畫奉核後施行，未盡事宜得隨時修正或依相關規定辦理。
